用英語寫作商業電子郵件很容易

你在一天內寫了多少個商業電子郵件？

很多？如果是這樣，你並不孤單。

電子郵件在商業世界中非常重要。

92％的2013年學習思想電子郵件是一個有價值的工具，可以與他人合作。

但是64％的人也發現電子郵件會導致工作場所的意外混亂或憤怒。

哦我！您如何確保自己的電子郵件不會誤解？

可能更重要的是，您如何確保您的電子郵件讀取？

這是正確的。我說，“讀。”

這些天，只需按“發送”並不意味著您的電子郵件將立即讀取。

要注意，您需要知道如何讓人們的注意力。

要使用電子郵件溝通井，您需要編寫良好的電子郵件。

幸運的是，寫一封好的電子郵件並不難。它甚至可能比你想像的要容易得多。

在英語中編寫商業電子郵件簡單

編寫一個很好的電子郵件

的規則是一個很棒的電子郵件。“

誰不想听到這個？好吧，你可以！您所要做的就是遵循這些簡單的規則。

規則＃1：清除

您已經擁有了今天開始寫清楚的電子郵件。所有它需要使用以下內容：

  • 短句
  • 簡單語言
  • 正確的語法

規則＃2：使其簡要介紹

發送兩封電子郵件而不是一個電子郵件的費用是多少？什麼都沒有。

所以，為什麼在一封電子郵件中寫下一堆主題？通過專注於一個主題來保留您的電子郵件簡要。

解釋您在第一段中寫作的主要原因。特定於你想要的東西。

KaraBlackburn，MITSloanManagement學院的一位講師表示，這是關於電子郵件寫作：“首先詢問自己想要的人，因為此電子郵件。“

只是詢問這個問題將有助於重點關注您的電子郵件。

規則＃3：寫一個強大的主題行

八十。

這是關於Radicati集團的報導，這是關於每天收到一天的電子郵件。

想像您的電子郵件坐在其他電子郵件的長期列表中。

你沒有必須想像一下。看看你自己的收件箱。

是什麼讓您要打開電子郵件？也許發送它的人的名字。但是，如果您是大多數人，您將打開一封具有強烈主題行的電子郵件。

您的主題行就像報紙上的標題。主題行需要吸引註意力，並讓某人想要閱讀您的電子郵件。

您可以使用美國作家和藝術家培訓師的“4U’s”方法來編寫強大的頭條新聞。

書寫標題為：

  • 獨特
  • 緊急
  • 有用
  • 超特異性（非常具體）

您的電子郵件主題行肯定應該是有用的和超特定的。

僅在才有意義上應用其他兩個U才能應用。

，如果你試圖讓你發送的每一封電子郵件似乎緊急，那麼他們都不會真正緊急。此外，太獨特可能會使您的電子郵件看起來像垃圾郵件。哎呀！我們不希望發生這種情況。

規則＃4：是禮貌

你會在正式信中使用感嘆號和所有帽嗎？我不這麼認為。但有些人認為可以在電子郵件中過於情緒化了。它不是。

冷靜下來。對讀者來說，太多的感嘆點看起來像大喊大叫。在所有帽子中寫入的單詞也是如此。

保持電子郵件禮貌和正式。請記住，您的電子郵件可能不僅適用於您發送給他們的人。有人可能會按“前進”。

規則＃5：創建正確的音調

很好的電子郵件是清晰簡單的，但不是簡短的（粗魯的簡要）。使用句子長度，標點符號和禮貌的語言來創建正確的音調。

您還需要為電子郵件的每個部分使用合適的語言。

商業電子郵件就像字母。他們有一種格式。這包括：

  • 致敬（像“先生，”親愛的先生，“親愛的女士”或“可能關心的是”的詞或短語，以便開始一封信）
  • 一個開幕詞
  • 結束
  • 關閉

您在每個部分中使用的語言增加了電子郵件的清晰度和音調。

稱呼：

您選擇的稱呼根據您的受眾是誰。它有助於設置您的電子郵件的語氣。你會在正式電子郵件中使用“嘿”？當然不。相反，你會從“親愛的”和你寫的人的名字開始。
例如：

  • “親愛的先生或女士”（如果你不知道閱讀電子郵件的人的名稱）

    • “親愛的史密斯先生”

  • “親愛的吉姆”（更多的非正式）

保存“hello，”和“hi”，當您想要創建非正式基調時。

當您的電子郵件將到一群人時，您會寫的？群體的一些常見發作是：

  • “親愛的”（更正式）
  • “嗨每個人”（更多的非正式）

打開句子：

打開句子是編寫清晰電子郵件的關鍵。一個良好的開幕式判斷讀者電子郵件是關於的。例如，如果您正在寫入以跟進某些內容，則可以從以下任何一個開始：

  • “我只是寫作……”
  • “只是一個（快速）注意……”
  • “只是短暫的便條跟進……”

你可以用什麼其他詞來編寫一個良好的開幕詞？嘗試這些，隨後用你的寫作原因：

  • “我（只是）寫信……”
  • “只是一個（快速）的注意到……”
  • “只是一封短信……”

    • 在業務中

，人們傾向於將電子郵件寫入：

  • 澄清了一些東西
  • 確認一些東西
  • 跟進
  • 讓別人了解某些東西
  • 回答問題
  • 問一個問題

    • 感謝某人的東西

  • 更新某人

上述之一很可能是您寫作的原因。

文件附件：

如果您已將文件附加到您的電子郵件，請確保你告訴你寫信給你所寫的人。你更具體，更好。特定增加了電子郵件的清晰度。這是一個例子：

“我將本週的計劃作為附件發送。”

您還可以使用以下命令句號：

  • “我附有……”
  • “請附上附加……”
  • “我正在附上……”

結束：

結束電子郵件時，請問自己想要讀者做的事情。

如果您希望它們回复您，可以寫：

  • “我期待著您的回音。”（正式）
  • “期待著您的回复。”（不太正式）
  • “我期待著你的回复。”（正式）
  • “希望很快收到你的來信。”（非正式）

如果您希望他們聯繫您，如果需要更多信息，可以寫入：

    如果你需要任何幫助，請不要猶豫與我聯繫。“（正式）
  • “如果您需要別的，請告訴我。”（非正式）

如果您不希望它們執行任何操作：

  • “謝謝你的幫助/幫助。”
  • “祝你有愉快的一天/週末。”

關閉：

就像您的致敬一樣，您的結算將取決於您了解讀者的程度。常見的閉合包括：

  • “真誠地”（正式）
  • “種類/最佳/熱誠”（不太正式）

您可能已收到包含以下內容的電子郵件：

  • “所有最好的”
  • “最好的”
  • “見到你（很快）”
  • “保重”
  • “bye（現在）”

這些關閉有助於在您已經了解讀者時創建更仔細的關係。

下面，您將找到一個包含您可以放入電子郵件中的某些特定語言的指南。有關更多想法，請在Fluentu上查看“在撰寫商業電子郵件”的視頻。

您將在Fluentu英語庫的“業務”部分中找到數百個視頻-我們正在添加新的時間。

用於特定電子郵件主題的語言指南

商業電子郵件傾向於處理兩個主題中的一個：

  • 給出信息
  • 詢問信息

    • 在這兩個主題中

，有更多的具體情況會一遍又一遍地出現。以下是您可以用於某些最常見情況的語言的一些提示和示例。

1。響應詢問

如果您正在編寫回複查詢（信息請求），您需要使用第一句話來讓您的讀者知道這是您正在做的事情。
您也希望與可能是您的客戶或客戶的人創造善意（友好和良好的感受）。在電子郵件中包括以下句子有助於以下方式：

  • “謝謝你的興趣。”
  • “謝謝你選擇……”

在這種情況下，您可能會發送某種類型的附件以提供信息。您可以使用語言發送附件並跟隨它：

  • “我們希望你能找到這一令人滿意的。”
  • “我們希望你對此感到高興/滿意。”

    • 以下是您如何響應關於在房屋中安裝Windows的成本的詢問的示例：

    “我正在編寫響應您對安裝成本的詢問你家裡的窗戶（開幕句）。請找到已附加的價格列表（文件附件）。如果您需要任何幫助，請隨時與我聯繫。感謝您對ACME企業的興趣（建築商譽/友好結束）。“

    2。告知某人關於某些東西

    雖然您要通知讀者將從電子郵件中更改為電子郵件，某些關鍵短語可以幫助您清楚地查看您的信息。
    以下是您可以使用的一些打開句子短語：

    • “我想通知你……”

      • “我寫信告訴你……”

    • “只是一個說明來說……”
    • “只是為了更新……”

    取決於您與讀者的關係，您可以獲得更多的創意。如果你有一個更加非正式的關係並互相了解，您可以嘗試使用這樣的短語：

    • “這是低於……”
    • “fyi：這是為了讓你知道……”（fyi代表“f或y我們的i形象。“）

    在電子郵件的末尾，您可能想要添加：

    “希望這有幫助。”

    您可能還要提供提供更多信息如果需要：

    • “讓我/我們知道是否需要別的東西。”
    • “如果我能幫助你，請告訴我。”

    3。確認安排

    寫入以確認安排？讓您的讀者在打開句中知道這一點：

    • “我想確認……”
    • “只是寫信以確認……”

    或者您可以通過寫作設置更加非正式的語氣：

    “星期二對我有好處。”（特別是如果他們已經提出了星期二。）

    結束的好方法是寫入：

    “期待看到/會議……”

    4。改變安排

    哦不！你已經安排了，現在你必須改變它們。你如何礼貌地讓別人了解這一點？
    這些句子和短語中的任何一個都應該有效：

    • “我很抱歉，但我不能做/製作星期二……”
    • “這是為了讓你知道我必須推遲/推遲……”

      • “我正在寫下來打電話/取消……”

    • “我擔心我星期三無法製作/管理。星期五怎麼樣？“

    您不必詳細介紹您需要更改安排的原因。您的電子郵件的重點只是改變安排。保持清晰簡潔。

    5。回復以前的電子郵件

    當您通過電子郵件到達某人，您不知道，他們回信，禮貌的事情是感謝他們的時間。以下是如何做到的：

    “謝謝/謝謝您的電子郵件……”

    如果有人向您發送了電子郵件並且您寫回來，則可以使用其中一個短語在開始時：

    • “在回复您的電子郵件中，這裡是……”
    • “Re：你的電子郵件，我……”

    您的回復中還有什麼？好吧，你可能必鬚髮送附件。如果是這樣，你會發現句子，“你會找到___附上，”寶貴。
    但是，有時候，當您可能沒有所有必要的信息時。然後，您可能必須通過寫作來返回發件人：

    “我會盡快回复您。”（盡快代表“盡快”。）

    6。給出好消息

    誰不想听到好消息？立即為您的讀者講述您的讀者以良好的消息寫作，請立即為您的電子郵件設置音調。“高興”的話“快樂”和“高興”的工作良好。將它們包含在這樣的句子中：

      “我/我們很高興地通知您……”
    • “我很高興告訴你……”
    • “你會高興地聽到這個……”“

    7。給予壞消息

    某些詞讓人們知道壞消息即將到來。我在談論“遺憾”的話語“抱歉”，“害怕”和“遺憾的是”不幸的是（你看到我剛剛使用過一個），你必須給出關於業務的壞消息問題不時。以下是一些句子開放，您可以寫信以易於陳述不可能的消息：

      “我們很遺憾地告訴你……”
    • “我很抱歉，但……”“

      • “我擔心……”

      “不幸的是……”

    8。抱怨抱怨抱怨可能是艱難的。但如果你抱怨沒有冒犯讀者的方式，那麼它更容易得到你想要的東西。在電子郵件中這樣做的方式是不要過於情緒化，並使您的投訴明確且特定。

    以下短語可以幫助您開始：

      “我寫信給抱怨（關於……）”
    • “我對找到/聽到的人感到失望……”
    • “我擔心……”

      • “不幸的是……”

    9。詢問

    如何詢問某人給您提供信息？首先使用禮貌的語言來請求您想要的。

    • “我有興趣接收/發現……”
    • “我想收到……”
    • “我會感激不盡……”“
    • “可以/你能寄給我…嗎？”

    你確定你寫的人可以幫助你嗎？如果你不是，不要擔心。只是通過寫作詢問：

    • “你能（幫助）嗎？”
    • “你能幫忙嗎？”

    如果您需要快速答案，請不要假設您正在編寫的人以了解這一點。讓他們通過寫作它：

    “我很欣賞盡快回复。”

    10。請求動作

    有時您希望有人為您做某事。以下是您可以用來製作請求的有用的短語：

    • “你可以在星期五送___嗎？”
    • “請觸摸/保持聯繫。”
    • “讓我發布。”

      • 請注意，“請”這個詞可以將您的請求保留在令人令上。

      電子郵件中使用的常見首字母縮略詞

      您是否見過“盡快”電子郵件中的“btw，”或“fyi”？可能是這樣。他們是首字母縮略詞，這意味著它們由第一個pH字母組成子或言語。通常，它們由特定短語中的第一個單詞字母組成。我們已經看過了一些這些，但這是一個快速評論：

      • 盡快：assoonasposblible
      • btw：byt他way
      • fyi：f或y我們的information

      電子郵件的最終檢查表

      您已遵循規則並使用語言指南。現在是時候看看你是否寫了一封好電子郵件了。在發送之前，請使用此列表進行檢查：

      • 您的主題行是否解釋了電子郵件中的內容？
      • 您的電子郵件從致敬時開始？
      • 你有沒有解釋為什麼你在第一句話中寫作？
      • 你寫的是短暫的段落，間隔開，易於閱讀嗎？
      • 你有沒有提到過附件？
      • 是您清晰的任何要求？
      • 您的電子郵件結束了簡單的關閉？

      您是否回答了“是”？

      然後恭喜！

      您已編寫好電子郵件。

      TracyBowens是一個TEFL認證培訓師和佛羅里達州奧蘭多的DevryUniversity的訪問教授。她有一個來自DukeUniversity的Fuqua商學院的MBA。連續電子郵件每天流出她的計算機。