你想對您的商業寫作感到充滿信心嗎？
您是否要發送職業備忘錄，電子郵件和信件-沒有錯誤？
深呼吸並放鬆，因為我們有五個強大的提示，可以幫助您今天編寫更好的商業通信。
為什麼您的通信是正確的？
井，寫入紙上的寫作。您和您寫的人都將撰寫討論的內容。清晰的寫作也允許您消除誤解。當您的寫作是無差錯和專業人士時，人們會更認真地令您更認真的。
在業務上寫作並不容易的事情，特別是如果英語不是您的母語。這就是為什麼我們為你組合了這些有用的提示！
用英文寫作：5個簡單提示清除，專業的商業通信
在開始寫作之前，您應該採取的第一步是學習您需要使用的詞彙。要做到這一點，請使用Fluentu。
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，現在讓我們看看我們的專業商業通信提示。
1。想想你應該寫入的對應類型
分析情況，看看你是否需要寫一個註釋，電子郵件，備忘錄或字母。
notes
如果您匆忙和另一個人（收件人）需要選擇的話盡快寫下來的信息。如果您需要傳輸（發送）非常詳細的信息，如地址，則電話呼叫可能不合適。
這是在Office向同事寫入的音符的示例：
Diane，
抱歉-沒有時間在2分鐘內開始談話。無法讓開銷投影儀工作-您可以盡快打印10個講義我的演示文稿嗎？
謝謝，Anna。
在註釋中，您可以使用縮寫，非正式標點符號（DASH替換單詞），因為筆記用非正式風格編寫。人們通常會給同事寫筆記，所以筆記可以非常友好和非正式的。
電子郵件
人們現在寫了很多電子郵件。它們是一種方便的溝通方式，因為它們快速，它們可以一次發送或轉發到一個以上的人，並且音調可以調整（調整）到情況。
電子郵件更好選擇比在您知道讀者及時看到它們的注意事項。當您需要發送詳細信息時，他們還在更好地工作，在電話交談之後，另一個人可能不記得該呼叫。
備忘錄
備忘錄是在公司內部編寫的指導員工，宣布政策和代表（分配）職責。它們可以在紙上發送，作為電子郵件的附件甚至作為電子郵件。
電子郵件和備忘錄之間的區別是備忘錄通常被發送到整個團隊或部門的整個人群。出於這個原因，備忘錄通常比電子郵件更正式，但這取決於人們在那家公司中的密切相關。
字母
商業信函通常由一個商業組織編寫到另一個，或作為代表組織之間的對應關係。它們往往比其他形式的溝通更正式，因為它們是一個永久性的書面記錄。
字母可以寫入抱怨，道歉，邀請與業務相關的任何原因。電子郵件也可以以非常正式的風格編寫，但仍然使用字母，因為讀者可能比任何其他形式的通信更嚴重認真。
在響應註釋，電子郵件或字母時，通常應該使用與您的收件人相同的通信形式。
2。是禮貌的
禮貌意味著選擇正確的音調或寄存器。你不需要過度（也是）正式的禮貌。寫入時，始終銘記讀者。
您對收件人的關係通常會設置您在寫入時使用的音調。如果您不確定，最好使用中性色調。如果您無法決定使用什麼基調，通常比非正式更好。
是一個非正式，中立和形式的語氣的一些例子：
非正式：我對不起，我無法幫助你。
中立：我恐怕無法幫助你。
正式：我非常/深深遺憾我無法幫助你。
非正式：我希望我的想法與你有關。
中立：我希望你同意我的建議。
正式：我相信這個提議是您的。
非正式：請盡快執行此操作。
中立：請盡快照顧這一點。
正式：我相信你會把這個問題提出緊急關注。
您開始的方式為您的其余文字設置音調。（有關正式和非正式語言的更多示例，請通過悉尼大學查看此頁面。）
筆記通常是一個人。由於它們真的很短，因此可以從人的名字開始。即使筆記很短，你也應該嘗試始終給出你寫作的簡要原因（就像上面的說明一樣“抱歉-沒有時間在2分鐘內開始談話。”
否則，你可能聽起來很笨拙，你可能會最終讓讀者擾亂，而不是做得好。也試著使用整潔的手寫，所以讀者了解你的消息。
開始電子郵件，字母和備忘錄
電子郵件和備忘錄的標准開頭是：
：
從：
日期：
主題：
確保包含一個簡短且有用的主題。這是不尊重的標誌，而不是寫一個，因為你的收件人可能有很多電子郵件閱讀。如果您通過使用良好的主題行得到讀者的注意，您也更有可能更快地獲得答复。
如果您正在寫電子郵件或僅僅是一個人的信，您需要思考在開始寫作之前與這個人的關係。如果您通過名字互相調用，則可以從“親愛的約翰”開始。
如果您願意更加正式，你可以用這個人的姓氏，“親愛的史密斯先生。”如果您不知道您有幾個選項的人的名稱：
- 親愛的先生-如果你知道你寫信給一個男人，
- 親愛的女士-如果你知道你寫信給女人，而
- 親愛的先生或女士-如果你不知道你寫信給男人還是女人。
如果您正在向整個團隊或部門寫備忘錄，您可以使用“親愛的”或“親愛的團隊”。
3。做一個良好的計劃並堅持它
當你寫的時候，你有時間思考。當你說話時，你沒有這種奢侈（舒適）。確保明智地使用時間。
思考您需要包含的想法並決定如何對其進行分組。您應該為每個主要想法使用明確分隔的段落。
在您決定主要想法後，請確保使用清晰的句子。更好的是，收件人可能無法理解的較短和更清晰的句子更好。如果您不確定您應該使用的語言，請嘗試想像讀者在您面前。
，特別是如果您正在響應電子郵件或信件，請確保包含所有信息您被要求。
當從一個想法轉移到另一個想法時，使用一些連接表達式來幫助讀者關注你參數的邏輯。以下是此類表達式的一些示例：
- 列出想法：首先，其次，最後但常不可最少
- 對比思想：但是，另一方面，
- 表達原因和效果：因此，結果
4。即使在抱怨時，結束正面注意，即使在抱怨時，戰略性地思考並始終是禮貌的。如果讀者冒犯了，你可能不會獲得（得到）你想要的結果。
您應該根據您開始的方式結束電子郵件，備忘錄或信件。
如果是你開始用一個非正式的“親愛的約翰”，你可以結束：
- 最佳，
- bw（意思是“祝福”;縮寫在非正式寫作中是可以的），
然後是您的名字。
如果保持音調中性，則應以中立的方式結束：
- 親切，
- 最好的問候，
然後是您的姓名和位置。
如果您的基調非常正式，則結束也應該是正式的。如果你從“親愛的先生”開始“親愛的女士”或“親愛的先生或女士”，它最好結束：
- 你的忠實，
後跟您的姓名和位置。如果您從“親愛的史密斯先生”開始，您可以使用：
- 你的真誠，
後跟您的姓名和位置。
5。檢查錯誤，然後在完成寫作時檢查更多
，校對工作多次。難以關注拼寫，詞彙，語法和標點符號的同時。
拼寫錯誤可以創造一個糟糕的印象，所以嘗試使用這樣一個拼寫檢查工具來幫助您編輯寫作。
語法錯誤也可以給讀者一個糟糕的印象。以下是您應該注意的一些常見的語法錯誤。
“你的”混淆了“你是”
- 你的-佔有率決定器（指定名詞），用於描述屬於與您相應的人的人。
您的客戶正在等待。
- 你是-收縮“你是。”
您是一個值得的客戶。
“它們”與“他們”和“有”
- 混淆
- 他們-佔有欲的決心，用於描述屬於與您相應的人的人。
他們的經理位於會議中。
- 有-adverb，用於指“該位置”。
可以使用筆記本電腦。
- 它們-收縮“他們是”。
他們負責營銷。
“它”與“它的”混淆
- 其-佔有欲的決定員，用於描述屬於物體的東西。
計算機不起作用;它的硬盤需要更換。
- 它是-收縮“它是”。
是時候告訴他們真相。
“然後”比“比”
- 混淆“
- 比-結合，用於進行比較。
我的午餐比你的午餐好。
- 然後-adverb，用於及時行動。
我們然後訂購了午餐。
寫入外語並非簡單的工作，尤其是當您的業務可能取決於它時。但是你寫的越好，讀者會對你和你的想法感覺越好。因此，在下一塊商業通信中使用這五個提示！
