想像一下，您和您的團隊正在延遲時間才能完成您當前的業務項目。
然後您的經理使用此公告進入辦公室：
請注意該項目截止日期是兩天的。有很多要做，你沒有太多時間。我建議您從現在開始提供更多的努力和額外的時間。
聽到這讓您感覺像是一個沒有完成作業的孩子？它是否會讓您感到內疚或喜歡您的辛勤工作並不欣賞？
我確信它。這是你可能期望老師對她幼兒園班說的事情。但這肯定不是我們想在商業中聽起來的方式。如果你聽起來像這樣，你可能會讓別人感覺不好或者，更糟糕的是，每個人都可能認為你是非常粗魯的。
在業務中，我們希望始終看起來友好，樂於助人和禮貌。一種方法是在我們的業務通信中使用外交語調。
為什麼它很重要外交語調
首先，基調是什麼？
音調是您說話或寫入的方式，以及它如何影響收到該消息的人。
例如，母親將在她的孩子上使用母親在樓梯上扔玩具（現在停止！“）與她一起玩的基調會非常不同（”讓我們讓這列火車繞著圓形，甜蜜！“）。
音色以各種形式的通信存在。它以您短語和您選擇使用的單詞的方式反映。
在口語通信中，您的語氣也將反映在您的聲音，面部表情和肢體語言中。例如，你會歡迎顧客面帶微笑，友好的問候和握手
您可能現在明白什麼是“憤怒的語氣”或意思是“愛的基調。”。音調反映了你的態度和情感。所以，外交語氣聽起來像是什麼？
在他們努力溝通時，有人正在外交，了解並找到適合每個人的解決方案。一般而言，外交語氣只是意味著一個柔和的語氣，它聲音專業，禮貌和理解，造成了良好的印象，並鼓勵採取行動。
在業務中使用外交語調對獲得結果非常重要希望從任何類型的溝通中實現。
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3個好理由關於您的語氣
作為企業專業人士，在與您的同事和業務合作夥伴溝通時，您應該使用您最外交語調的原因很多。這裡有三種最佳原因。
要彬彬有禮和外交
讓我們看看我們的經理公告的早期示例：
請注意該項目截止日期是兩天的。有很多要做，你沒有太多時間。我建議你從現在開始更多的努力和額外的時間。
記住當您聽到此時的感受？聽起來你的經理沒有看到你所有的辛勤工作。聽起來他只是想要壓力你，就像他對你的結果不滿意。
現在你會如何感受到你的經理走進去，而是說？
我知道你一切都在工作。我們的項目截止日期是星期五。我希望你能繼續讓它成為成功的最佳選擇。
這會讓你感覺更好嗎？您是否覺得您的經理關心和重視您的努力？這可能會讓您想要更加努力工作，因為您知道您的工作被注意到並欣賞。
正如您所看到的，在商業中軟化您的語氣會讓您聲音更加友好和可愛。您的郵件將更好地接收，您將獲得更好的機會實現所需的結果。
在提供負面消息時聲音
沒有人喜歡接收負面消息。但是，當您必須提供或響應不受歡迎的新聞時，業務有很多情況，例如，銷售額下降，項目延遲或客戶投訴。
當您必須提供或回复對於負面消息，使用更軟的音調可以使您的消息聲音更加積極，更容易接受。
您的基調也可以讓人們知道您相信他們的能力，以及您認為他們可以解決任何問題。
發出問題似乎不那麼嚴重
，沒有人喜歡在工作中聽到問題或壞消息，特別是如果它影響它們。
如果您必須報告或回复此類情況，您不想不必要地報警和擾亂人們。使用更柔和的色調是一個很好的方法來解決問題看起來不那麼嚴重（嚴重）。
5種方式使用外交語調以獲得更好的商業通信
H2>1。模態動詞
模態動詞是與其他動詞一起使用的特殊動詞，以表達能力（可以），提供（將），以提出請求（可能）等。您可以使用模態動詞“可以，”和“可以”和“可以”在軟化音調時的優勢。當您詢問問題或提出請求時，它們特別有用。
有很多方法可以提出問題或提出請求。以下示例中的問題不一定不正確。但如果你使用模態動詞，他們會聽起來更加外交“可以”，“願”和“可以”來軟化你的語氣。
而不是：您可以在星期一準備好這份報告嗎？
說：你能把這份報告準備好了嗎？
而不是：你想在我們的團隊嗎？
說：你想在我們的團隊嗎？
而不是：我今天可以使用會議室嗎？
說：我今天可以使用會議室嗎？
2。被動聲音
用英文，句子可以是活動的或被動的。主動聲音是主題執行動詞指定的動作的句子。
活動語音：項目管理器（主題）昨天簽署了這些報告。
被動語音是主題對其執行的動作的句子。
被動語音：報告（主題）是由項目經理昨天簽名。
在被動語音中，如果您認為沒有必要強調（指出）誰執行該行動，則可以省略主題。因此，被動聲音通常用於軟化音調。
當您使用主動語音時，它聽起來像是責備某人的東西，或者給他們責任。被動的聲音，特別是當受試者從句子中刪除時，更多地關注對局勢負責的人更少的情況。
被動語音：報告昨天簽名。
3。單詞選擇
您的選擇在通信中非常重要，特別是在寫作中。要外交，您需要仔細選擇您的單詞。
非常強的單詞，或帶有否定內涵的單詞（隱含的含義）可能聽起來不禮貌和undiplomatic或造成比實際情況更糟糕的情況。最好避免使用“失敗”，“麻煩”，“混亂”和“懶惰”，如果可能的話。
用更積極的單詞替換過度強的單詞將軟化您的消息的效果使得最大的問題似乎越來越小，嚴重。
而不是：去年的項目是一個失敗。
說：去年的項目不是成功。
如果您指出錯誤和問題，請務必考慮您的消息可能在接收器上的效果。它有助於解釋為什麼你認為這是一個錯誤或問題。
而不是：這個軟件是沒用的。我希望它盡快修復。
說：此軟件無法正常工作。我知道你很忙，可能沒有完全測試它。我希望你能找到盡快修復它的時候。
在需要道歉的情況下，您可以使用“抱歉”或“道歉”這樣的單詞。您也可以使用道歉詞來顯示您了解另一個人的問題，以及您關心自己的感受。
<而不是：我們不可能為您提供退款。
說：我很抱歉我們無法為此項目提供退款。
4。Reprasing
實現了更大的外交色調有時可以像重新寫入或重寫你的信息一樣簡單。您可以通過重點關注問題，更多地用於解決問題的問題。
而不是：我們的計算機系統已關閉。我們不確定修復它需要多長時間。
說：我們的計算機系統已關閉。我們現在正在解決修復並希望盡快備份。謝謝你的耐心。
5。最小化者
當您在業務中遇到問題時，通常希望在您正常工作以找到解決方案時避免導致不必要的警報。
使用最小化器，或具有最小化效果的單詞，如“輕微”，“小”，“幾個”和“一點點”可以製作一個問題似乎越來越小，嚴重。
記住你沒有輕微或誤導任何人的情況。所有你正在做的都是軟化你的語氣，以便問題聽起來不那麼令人驚嘆（令人震驚）。
而不是：我們的貨件延遲了。可能需要數週才能到達。
說：我們的貨件略有延遲。到達可能需要更長的時間。
而不是：我們遇到了計算機問題。
說：我們與計算機有一些小問題。
如您所知，有多種方式來說或寫一些東西。什麼是impo.Tant是為了使您的語氣盡可能地讓您的語氣和外交。
嘗試找到不同的方法來將日常通信中的優勢使用這些柔和的音調作為商業專業人士。
在演講或寫作時使用這些技術進行練習，並為您提供外交語調工作。
祝你好運！
