如果是在總機部門或是客服部門相關行業工作的話，相信一定會常常遇到公司行號之間，或者是顧客來信關於應該糾正或者改善的商業英文書信內容，然而如果是遇到類似的書信內容的話，應該要如何應對才不會導致公司品牌出狀況或是才能大事化小，小事化無呢?
商業英文書信常遇到的投訴信件
如果是遇到了像投訴信件的關鍵是證明了顧客或是合作夥伴不高興而不是過度憤怒，在合理的情況下，這些人通常都會議收信人如何糾正或者改善這種情況，而如果要回信的話，關鍵是要謙虛地回應並提供潛在的解決方案，和安撫對方的情緒並表達你的理解，主要就是將這樣的信件用作建立關係的工具。
商業英文書信之間的道賀信件
通常這樣的信件會出現在公司剛剛開幕或者是新展店的情況下會出現，而這些類型的商業書信想法就是保持描述重點，因為書信本身是沒有情緒可以配合休市的，所以通常會避免書信內容聽起來過分或嘲弄。描述是什麼促使您發送祝賀以及您已經聽到的積極反饋，而最重要的就是要保持信件內容的簡潔。
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