有美麗的浪漫詩。
令人興奮的科幻文學。
詼諧的劇場對話。
然後有備忘錄。
備忘錄不是完全是最性感的英語寫作形式。他們被用來在工作場所進行溝通，因此它們往往非常乾燥和直接。
但這並不意味著你應該在您的商業英語學習中忽略它們。
事實上，以正確的格式寫清除備忘錄對於有效地與老闆和同事進行溝通至關重要。好的備忘錄可以幫助您有效地計劃，解決問題，支持透明的工作場所並提高您的職業生涯並提高您的職業生涯。
在本文中，我們將為您提供所需的所有工具，以便在商務英語中為每個人寫備忘錄在您的辦公室。
所以什麼是備忘錄？
備忘錄（備忘錄短的）是一個音符或通常從一個人發送到一個或多個人中的文檔公司。
它可能是您的桌子上留下的紙條，公司通知板的公告或發送給所有員工的電子郵件。備忘錄可以記錄員工會議的詳細信息，政策變更甚至僱員的表現。
雖然它們可以採用不同的形式，但備忘錄是始終以特定的格式和正式的樣式寫（我們將介紹下面）。還有一件事要記住：備忘錄可以作為電子郵件發送，但不是每封電子郵件都是一個備忘錄。
在開始寫作備忘錄之前要做什麼。
以前聽過這個諺語嗎？這意味著你應該在採取行動之前計劃，而且對於生活以及備忘錄而言，這是真的。
在開始寫作之前，您應該採取的第一步是學習適當的業務詞彙表，最好的方法是使用fluentu。
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下一個，這是一個好主意坐在筆和一張紙上（是的，舊的方式）並遵循這些規劃步驟：
1。撰寫草案：首先制定備忘錄的草稿列出您可以想到的所有可能的點。
2。建立備忘錄的目的：確定備忘錄的主要目的或“外賣”。換句話說，你寫它的理由是什麼？這將是您的主題和開幕句。
3。為您的備忘錄決定受眾：問自己，您是否真的需要將其發送給特定部門的所有員工，或者只是高管？
4。編輯您的草稿：現在回到您的初稿。縮小到最重要和最重要的點。
備忘錄寫入
在您編寫備忘錄時保持這些規則在安全方面。
- not使用非正式/情緒語言：嚴格正式。沒有俚語或口語語言。
即使您正在編寫員工的性能不足，也不會釋放或使用尖銳的單詞。在批評中脫離但禮貌。
- do使用子彈點：如果您在身體中覆蓋了幾個問題，請使用項目符號分解。這將使您的備忘錄易於閱讀和快速理解。
- do是簡潔的：不包括不必要的細節或使用大量的形容詞。問自己，“我可以以更清晰或直接的方式寫下這句話嗎？”
- not忘記查看：即使您趕快，請確保在發送之前仔細審查併校對您的備忘錄。我們將在此帖子稍後校對提供更深入的指導。
7步驟在商務英語中寫令人印象深刻的備忘錄
現在指南很清楚，讓我們進入。
1。知道格式
本質上，備忘錄只有兩個部分：標題（我們將解釋下面）和身體（備忘錄的文本）。假設您正在鍵入它，請確保您的段落是左對齊的。
要查看正確完成後，請查看這些示例備忘錄：
- WikiHow的備忘錄教程加上客戶/同事/老闆的樣本備忘錄
- exampleary.com關於公司政策，法律問題和更多
等主題的示例備忘錄
- 來自在線寫作資源純正貓頭鷹的樣本備忘錄
2。標記您的備忘錄
使其明確表示它是備忘錄而不是通知或任何其他官方文件。只需在頁面頂部寫下“備忘錄”或“備忘錄”。
3。創建您的標題
，模式如下所示：
:(您將其發送到使用的人使用完整的名稱和職稱）
from:(您的姓名和作業標題）
主題:(編寫備忘錄的原因）
日期:(包括日，月和年份）
備忘錄的樣本標題將如下：
：AliceArora，營銷研究助理
來自：ajaydGAR，銷售經理
主題：季度銷售促進
日期：2017年10月15日
僅使用官方名稱（無暱稱或短表格），並儘可能地保持主體和直接。
4。寫簡要介紹
與大多數電子郵件和字母不同，備忘錄不需要打開致敬。相反，直接進入這個主題，沒有困擾“親愛的瓊斯女士……”
不要浪費空間介紹自己或詳細概述問題。事實上，第一句應該總結備忘錄的寫作原因。例如，這裡是一個樣本開放：
“我注意到季度書銷售浸漬了提高10％，以考慮不同的營銷策略，以促進我們即將到來的作者策略。“
告訴我們備忘錄將是關於銷售的傾向和它的方式可以抵消。它最有可能結束採取行動-建議/告訴讀者做一些具體的事情來改善情況。
你可以通過陳述更詳細地花費兩到三行討論問題事實和數據或日期和名稱，突出緊迫感和重要性。將介紹與論文陳述一起，隨後是說明它的例子。
5。寫下備忘錄Body
在簡要打開段落後，您可以使用備忘錄正文添加更多信息。您可以突出顯示應採取的操作步驟，或者處於股份的問題。
再次，盡可能具體，但根據主題，您可以選擇將身體劃分為更小的具有副標題的部分。例如，如果備忘錄基本上是關於策略變化的公告，則身體可以包含一個段落描述員工的變化及其後果。然而，
如果您正在進行以下任何操作：
- ，最好將備忘錄縮短為較短的身體段落或子彈點
- 探索複雜公司問題的潛在解決方案
- 列出了最近會議中涵蓋的不同主題
- 突出顯示三個或更多問題
6。結束時結束
現在您可以通過寫出結論來完成備忘錄。結論應該是長約一個或兩個句子（儘管它會依賴於您的備忘錄主題）。您可以以積極的方式概括問題或包括正常調用的行動。
您可以使用的一些短語和句子包括：
- 我期待著你的支持。
- 我們希望這一新政策變革對我們的員工具有更大的利益。
- 我們相信這些策略將導致我們的銷售額提高。
- 我很高興在下次會議中討論你的意見。
- 提前謝謝您的持續支持。
如果您正在打印出來，您可以選擇簽署或蓋章備忘錄，但簽名並非真正必要。
7。校對
一旦完成寫作，請在備忘錄中查找錯誤。
讀取您的備忘錄至少兩到三次，保持亮相拼寫錯誤或語法錯誤。然後再次閱讀以確保您涵蓋了您想要的一切。您還可以留意可以切割的不必要的細節。
弄髒了校對時，你並不是完全自己的！打開你的咒語檢查，或者更好，通過智能編輯工具，如語法方式運行你的備忘錄。
語法就像一個更聰明，超級電荷的拼寫檢查。它在您的寫作中尋找拼寫和語法錯誤（例如，它注意到使用錯誤方式的正確拼寫的單詞）。它提供了對所發現的所有錯誤的解釋，甚至跟踪您的進度，以便您成為每個備忘錄，信件和電子郵件的更好的商業英語作家。
練習使得完美！您可以通過採取隨機的主題或工作場所問題來提高您的備忘錄寫作技巧，寫一下關於它的簡要備忘錄，然後撰寫同行或研究夥伴評估它。
通過其他人寫的備忘錄，尤其是在公司擁有更高職位的人。當然，你的第一個備忘錄不會是完美的，但如果你按照說明，你一定要想出一個相當體面的。甚至你去了，不要煩惱，但從你的錯誤中吸取教訓。
architamittra是一名自由撰稿人，藝術家，教育家和一個自學式意大利語演講者。在LinkedIn與她聯繫以獲得自由職位查詢。
